Bu yazımızda e fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunu adım adım açıklayacağımız bir rehber paylaşacağız. Ardından da e faturaya geçme şartları ve e faturaya geçiş maliyeti gibi konularla ilgili bilmeniz gereken her şeyi sizlerle paylaşıyor olacağız. İlk olarak e fatura başvurusu nasıl yapılır sorusuyla başlayalım. Günümüzde pek çok süreç tamamen dijital ortamlara taşınmaktadır. Bu sürece dijital dönüşüm adı verilir. Dijital dönüşüm, iş dünyasında birçok uygulama ile kendisini göstermektedir. Bu uygulamalardan en köklü ve en önemli olanlarından birisi de e-faturadır. E-fatura gerek işletmeler için satış gerekse de resmi kurumlar için mali işlemler olsun birçok avantajı da beraberinde getirmektedir. Üstelik bu avantajlar çevremizle ilgili birçok hususta da kendisini göstermektedir. Dijital dönüşüm sürecindeki en önemli uygulamalardan olan e-fatura uygulamasının sağladığı avantajlardan yazımızın ilerleyen kısımlarında bahsetmeye devam edeceğiz. Ancak ilk olarak e fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunu adım adım açıklayacağımız alt başlığımıza geçerek yazımıza devam edelim.
E Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E fatura başvurusu nasıl yapılır? E-fatura günümüzde birçok işletme için tamamen zorunlu bir dijital dönüşüm uygulamasıdır. İşletmelerin ise e-fatura başvurusu gerçekleştirebilecekleri iki farklı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemlerden birisi GİB portal üzerinden e-fatura başvurusunu gerçekleştirmektir. Diğer yöntem ise özel entegrasyon yoluyla e-fatura başvurusunu tamamlamaktır. Haydi öyleyse şimdi ilk olarak GİB portal üzerinden e fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunun cevabını sizlerle paylaşalım. Bunun için şu adımları sırasıyla takip etmeniz yeterli olacaktır:
- İlk olarak GİB Portal uygulamasına giriş yapın.
- Ardından da e-fatura başvurusunu tamamlayabilmeniz için gerekli olan belgeleri sisteme yükleyin. GİB portal üzerinden e-fatura başvurusunu gerçekleştirmenize yardımcı olabilecek belgeler şunlardır:
- E-fatura uygulamasına başvuru için doldurmuş olduğunuz başvuru formu ve taahhütnamesi
- Elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi
- Şirket kuruluş sözleşmesi
- Noter onaylı imza sirküleri
- E-fatura başvurunuzun uygun görülmesi halinde mali mühür sertifikanızı Kamu Sertifika Merkezleri aracılığıyla temin edebileceğiniz bildirilecektir.
- Bu aşamada mali mühür sertifikanız için gerekli ödemeyi de Kamu Sertifikasyon merkezlerine yatırın. Bu ödemeyi gerçekleştirmenizin ardından mali mühür başvuru belgenizi teslim alabilirsiniz.
- Mali mühür başvuru belgesini de temin etmenizin ardından e-fatura başvurunuzu tamamlayın ve başvurunuzun onaylanmasını bekleyin.
- Eğer başvurunuz onaylanırsa GİB Portal hesabınızdaki e-fatura sistemi aktif olacaktır. Artık herhangi ekstra bir işlem gerçekleştirmeden e-fatura uygulamasını kullanmaya devam edebilirsiniz.
Birçok işletme dijital dönüşüm sürecine dahil olabilmek adına e-fatura uygulaması başvurularını özel entegratörler aracılığıyla gerçekleştirmeyi tercih etmektedir. Bu yöntem genel olarak e-fatura başvurusunu kendi başına gerçekleştirecek zamana sahip olmayan işletme sahipleri tarafından tercih edilmektedir. Haydi öyleyse şimdi de özel entegratörler aracılığıyla e fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunu cevaplayalım:
- Mükellef konumundaki şirket Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden başvuru gerçekleştirir.
- Bu işlemin ardından özel entegratör ile e-fatura anlaşmasına imza atılır.
- E-fatura.gov.tr adresi üzerinden e-fatura başvurusu gerçekleştirilir.
- Mükellef konumundaki şirket, başvuru neticesinde kendisine gönderilen link üzerinden ilgili bilgilerin girişini gerçekleştirir.
- Özel entegratörler bu bilgilerin doğru olup olmadıklarını kontrol eder.
- Özel entegratör bilgilerin doğruluğundan emin olduktan sonra mükellef konumundaki firmaya bir aktivasyon linki gönderimi sağlar.
- Mükellef konumundaki şirket, kendisine gönderilen bu aktivasyon linkini mali mührü ile imzalar.
- Bu aşamada da son olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayı beklenir.
- Onaylama işleminin gerçekleşmesinin ardından mükellef konumundaki şirket e-fatura sistemine giriş sağlayabilir.
E Faturaya Nasıl Geçilir?
E fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunu adım adım açıkladık. Peki e-faturaya nasıl geçilir? E-faturaya geçiş süreci aslında son derece basit işlemektedir. Bu süreçteki en önemli konu e-faturaya geçiş için ihtiyacınız olan araç ve belgeleri temin etmektir. Daha sonra ise tek yapmanız gereken e-faturaya başvuru yapma şeklinize karar vermektir. Eğer e-faturaya başvuru yapma yönteminize de karar verdiyseniz e fatura başvurusu nasıl yapılır konulu ara başlığımızda sizler için sıralamış olduğumuz adımları takip ederek e-fatura başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.
E Faturaya Geçiş Maliyeti
E-faturaya geçme şartları konusuna geçmeden önce e faturaya geçiş maliyetinden de biraz bahsedelim. E faturaya geçiş maliyeti genel olarak üç kalemden oluşmaktadır. Bu kalemlerden ilki mali mühürdür. Mali mühür için başvuru yapacağınız Kamu Sertifikasyon merkezine her sene güncellenmekte olan belli başlı meblağlarda bir ödeme gerçekleştirmeniz gerekmektedir. E faturaya geçiş maliyeti kapsamında yer alan kalemlerden ikincisi de kullanacağınız muhasebe programıdır. Eğer eski bir muhasebe programı kullanıyorsanız bu programı da e-fatura uygulamasına entegre edebilmeniz için hizmet sağlayıcınıza bağlı olarak belirli bir meblağ ödemeyi gözden çıkarmanız gerekecektir. E faturaya geçiş maliyeti kapsamında ödeme yapmanızı gerektirecek bir diğer kalem de e-fatura kontörüdür. Muhasebe programınızdan e-fatura sistemini kullanarak faturaları iletebilmek ve arşivleyebilmek adına e-fatura kontörlerine ihtiyacınız olacaktır.
E Faturaya Geçme Şartları
E faturaya geçiş maliyeti konusunda yeterli açıklamayı yaptığımıza göre şimdi de söz vermiş olduğumuz gibi e faturaya geçme şartları hakkında bilmeniz gerekenleri sizlerle paylaşalım. 2020 senesinden itibaren brüt satış hasılatı beş milyon Türk Lirasını aşan vergi mükellefi firmalar takip eden senenin yedinci ayından itibaren e-fatura uygulamasına geçmekle yükümlüdürler. Bununla birlikte mevcut e faturaya geçme şartlarını tam olarak karşılamayan şirketler için Gelir İdaresi Başkanlığı da kanundan almış olduğu yetkiye dayanarak e-faturaya geçme zorunluluğu getirebilmektedir.
E Fatura Nasıl İptal Edilir?
E-faturaların yanlış olarak gönderilme ihtimalleri son derece düşüktür. Fakat bu ihtimal yine de tam olarak sıfır değildir. Peki bu tür bir durumda ne yapılmalıdır? Bu tür bir durumla karşılaşan işletmeler yanlış olarak gönderilen e-faturaları kendi başlarına iptal edemezler. Bunun için ilk olarak faturayı alan kurum veya kişinin kendi adına düzenlenmiş olan e-faturayı reddetmesi gerekmektedir. Bu aşamadan sonra ise e-faturayı kesen işletme e-fatura iptal portalını kullanarak söz konusu elektronik faturayı kolaylıkla iptal edebilmektedir.
E Faturaya Başvuru Kaç Günde Sonuçlanır?
İşletmeniz e faturaya geçme şartlarını karşılıyor. Siz de bu duruma istinaden e faturaya nasıl geçilir konulu ara başlığımızda bahsetmiş olduğumuz adımları takip ederek bir başvuru gerçekleştirmiş bulundunuz. Peki bu başvurunuz kaç günde sonuçlanacak? Öncelikle şunu belirtelim ki bir e-fatura başvurusunu tamamlayabilmeniz için elinizde mali mührünüzün bulunması gerekmektedir. Mali mühür de Kamu Sertifikasyon merkezine ilgili ödemeyi gerçekleştirmenizin ardından üç veya dört gün içerisinde elinize ulaşacaktır. Mali mührünüzü de aldıktan sonra e-faturaya geçiş başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Artık tek yapmanız gereken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-faturaya geçiş başvurunuzu onaylamasını beklemek olacaktır.
E Fatura Uygulaması
Dijital dönüşüm sürecinin en önemli uygulamalarından olan e-fatura, işletmelere ve kurumlara birçok bakımdan avantaj sağlamaktadır. Fakat bu uygulamalardan verimli ve sorunsuz bir şekilde faydalanabilmeniz için gerekli altyapıya da sahip olmanız gerekmektedir. Kimi işletmeler bu bağlamda e-fatura uygulamasını halihazırda kullanmakta oldukları eski muhasebe programlarına entegre etmeye çalışırlar. Fakat bu durum kimi zamanlarda birtakım problemlere ve uygulama sorunlarına sebebiyet verebilmektedir. Bunun sebebi ise eski tarz muhasebe programlarının dijital dönüşüm uygulamaları için yeterli güncellemeleri sağlama konusunda eksik kalmalarıdır. Bu bağlamda e-fatura uygulaması, bir ERP Yazılımı ile entegre olarak tamamen sorunsuz bir şekilde çalışabilmektedir.
Portiga Kurucusu