ERP Kurulumu

ERP terimi, İngilizce dilinde Enterprise Resource Planning kelimelerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Bu açılımın Türkçe karşılığı ise Kurumsal Kaynak Planlamasıdır. ERP teriminin açılımı her ne kadar “kaynak planlaması” süreçlerini öne çıkartıyor olsa da aslında kurumların tüm yönetimsel ve operasyonel süreçlerini kapsamaktadır. ERP sistemleri, tüm bu süreçleri, dijital ortamlarda minimum zaman ve maliyet ile yönetebilmenize olanak sağlar.

ERP kurulum süreci, işletmelerin sistemden alabileceği verimi doğrudan etkileyebilmektedir. ERP kurulum sürecinde doğru modülleri tercih etmek bu sebeple kritik bir öneme sahiptir. Her şeyden önce, bu süreçte temel olarak yer alan birtakım modüller bulunmaktadır. Bunlar, kurumların ve işletmelerin temel yönetim ve operasyonel süreçlerine yönelik özel olarak tasarlanmış modüllerdir. Bahsetmiş olduğumuz bu ERP kurulumu temel modüllerini şu şekilde sıralayabiliriz:

• Ürün Yönetimi modülü
• Satın Alma Yönetimi modülü
• Satış Yönetimi modülü
• Stok ve Depo Yönetimi modülü
• Muhasebe Yönetimi modülü
• Finans Yönetimi modülü
• Müşteri İlişkileri Yönetimi modülü

Yukarıda sıralamış olduğumuz bu modüllerin tamamı, bir ERP kurulumu sürecinin temel modülleridir. Bununla birlikte, işletmeler bu modüllere ek olarak gereksinimlerine yönelik farklı modülleri kullanmayı da tercih edebilirler. Hatta, kurumlar, tercih edilen ERP yazılımının sunmuş olduğu uyarlanabilirlik ve özelleştirme olanakları sayesinde ihtiyaç duydukları modülleri kendileri bile tasarlayabilirler.

ERP kurulum süreci, kurumunuzun, sistemden sağlayabileceği maksimum verimi doğrudan etkiler. Bu sebeple, başarılı bir ERP kurulum süreci, maksimum performans sağlama konusunda son derece önemlidir. Bu kritik süreci başarıyla tamamlayabilmek adına bazı ERP kurulum aşamalarını eksiksiz şekilde gerçekleştirmek gerekir. ERP sisteminizden optimum düzeyde verim ve performans alabilmeniz için kurulum sürecinde şu ERP kurulum aşamalarını takip etmelisiniz:

• ERP projeniz için organizasyonu planlayın. Bu süreçte bir planlama kurulu ve bir de proje ekibi oluşturun.
• Detaylı bir ERP proje planı oluşturun ve ERP proje çizelgesi hazırlayın. ERP kurulum süreci çok kapsamlı olacağı için ilk aşamada önceliklerinize odaklanın. Basitleştirme planlarını da devreye sokun.
• ERP kurulum sürecinde aktif rol üstlenecek proje ekibinizi eğitmelisiniz. Proje ekibinin eğitilmesi, hem ERP kurulum aşamalarında hem de sonrasında proje bütçenizde önemli bir paya sahip olacaktır.
• Kurumunuzda kullandığınız donanımlar ERP sisteminiz ile uyumlu değilse maksimum performans için yenilerini satın alın.
• Pilot sistemi kurun ve kullanıcıları bu sistem üzerinden eğitin.
• Yeni ERP sisteminizde kullanılacak verilerin tam olarak doğru olduklarından emin olun.

Firmalar, ERP projelerinde başarıyı yakalayabilmek adına ERP kurulum aşamalarını doğru bir şekilde tamamlamalıdır. Bu sürecin takibi, projenin başarıya ulaşmasında anahtar rol oynamaktadır. Fakat, her ne kadar ERP kurulum aşamaları eksiksiz tamamlanmış olsa da sonraki süreçlerde yaşanan birtakım uygulama zorlukları ERP projelerinin başarısız olmasına sebep olabilmektedir. Bu zorluklar arasından en yaygın olanlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Kurumların üst yönetim kadrolarının projelere yeterli desteği veya proje takibini sağlamamaları
• ERP kurulumundan sorumlu proje ekibi ile sistemleri kullanacak personellerin yeterli eğitimi almamaları
• ERP projesinden sorumlu planlama kurulu, proje ekibi ve tedarikçi üçgeni arasındaki iletişimin yetersizliği ve motivasyon eksikliği
• ERP sistemine sağlanacak olan veri akış zincirinin hazırlanamaması
• ERP sistemi için gerekli prosedürlerin zamanında belirlenememesi
• Çalışanların ve yöneticilerin iş süreçlerini geleneksel anlayışla yürütmeye olan bağlılığı
• Kullanıcıların, ERP sistemlerine adaptasyon süreçlerinin zamanında tamamlanamamasının sebep olduğu iş verimindeki düşüş
• Mevcut donanımların ERP sistemlerinin gereksinimlerini karşılayamaması sebebiyle yeni donanım satın almak zorunda kalınması
• Firmanın, ERP projesi için ayırmış olduğu bütçenin aşılması

Bu soruya cevap vermeden önce şunu belirtmek gerekir ki, hiçbir ERP programı için sabit bir ücret bilgisi bulunmamaktadır. Yani, kurumunuzun ERP kurulumu için maliyet hesaplamasında kullanabileceğiniz kalem kalem fiyat bilgisi edinmek mümkün değildir. Çünkü, ERP kurulumu maliyetlerini kurum bazında etkileyebilecek çok sayıda değişken bulunmaktadır. Çözüm ortağı olarak çalışmak istediğiniz tedarikçi ile birlikte bir maliyet hesaplaması yapmanız ve buna göre bir bütçe ayırmanız gerekmektedir. Fakat, bu süreçte, yeni donanım ihtiyacı gibi farklı gereksinimlerin de her halükarda meydana gelebileceğini hesaba katmakta fayda var. Kurumların ERP kurulumu maliyetlerini etkileyen başlıca dinamikleri ise şu şekilde sıralamak mümkündür:

• • İşletmelerin faaliyet gösterdikleri sektörler
  • Kurumların büyüklükleri ve buna bağlı olarak artan iş hacimleri
  • ERP sistemlerini kullanacak olan personel sayısı
  • İşletmenizin kaç şubesi bulunduğu ve bu şubelerin lokasyonları
  • Kurulumu gerçekleştirilecek ERP sisteminde kaç adet modül kullanmaya ihtiyaç duyulduğu
  • ERP sistemlerinin tam entegrasyonunun sağlanması için gerek duyulan hizmet süreleri
  • İşletmelerin özgün ihtiyaçlarına yönelik modüller tasarlanmasına ihtiyaç duyup duymayacakları