Ön muhasebe nedir ve ön muhasebe nasıl yapılır gibi sorular iş dünyasında cevabı sıklıkla araştırılan sorulardandır. Temel muhasebe süreçleri, işletmelerin tüm finansal süreçlerini sağlıklı bir şekilde yürütebilmeleri açısından kritik bir öneme sahiptir. Tam da bu nedenle tüm iş süreçlerinde olduğu gibi muhasebe süreçlerini de dijitale taşımak, işletmeler için büyük önem arz ediyor. Kullanıcı dostu arayüzü ve iş süreçlerinin yönetimini zaman ve mekandan bağımsız hale getirmesi gibi özellikleri ile ERP Yazılımı işletmeler tarafından sıkça tercih ediliyor.
Biz de ön muhasebe süreçlerinin kurumlar ve işletmeler için arz ettiği bu öneme istinaden sizler için detaylı bir yazı hazırladık. Yazımızda ilk olarak ön muhasebe nedir sorusunu cevaplayacağız. Bu soruyu cevaplamamızın ardından ise ön muhasebe nasıl yapılır sorusuyla yazımıza devam edeceğiz. Haydi öyleyse şimdi ön muhasebe nedir sorusunu cevaplayarak yazımıza başlangıç yapalım.
Ön Muhasebe Nedir?
Muhasebe süreçleriyle yakından alakalı olan herkesin ön muhasebe nedir sorusuna verebileceği bir cevap bulunmaktadır. Fakat bu cevaplar kimi zaman bu süreçler ile yakından alakalı olmayan kişiler için pekte anlaşılır olamayabiliyor. Bu sebeple biz de bu yazımızda ön muhasebe nedir sorusunu herkes için anlaşılır kılabilecek bir şekilde cevaplamaya gayret edeceğiz.
Her işletmenin sürdürülebilir bir yönetim anlayışı sergileyebilmesi adına gelir ve gider takibi gibi süreçleri hatasız bir şekilde takip etmesi gerekmektedir. Gelir ve gider takibi gibi hususlarda ise en fazla öne çıkan konular ödemeler ve alacaklar olarak göze çarpmaktadır. Bu süreçlere muhasebe dünyasında cari hesap takibi adı verilmektedir. Cari hesap takibi müşterilerinizden tahsil etmeniz gereken alacaklar ile tedarikçilerinize gerçekleştirmek zorunda olduğunuz ödemeler takibi olarak açıklanabilir. Cari hesap takibinde gerçekleştirilen bu süreçlerin neticesinde ise alış ve satış faturalarının titiz bir şekilde takip edilmesi zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Bu bağlamda ön muhasebe nedir sorusunu cevaplarken bu sürecin sahip olduğu temel özellikleri ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Alacakların ve ödemelerin takibi
- Kasa ve banka giriş çıkışlarının takibi
- Masraf takibi
Ön Muhasebede İşletmelere Düşen Konular Neler?
Ön muhasebe nasıl yapılır sorusunu cevaplamadan önce bu bağlamda işletmelerin yerine getirmesi gereken yükümlülükleri de yakından inceleyelim. Her kurum uzun vadede sürdürülebilir bir yönetim anlayışı sergileyebilmek ister. Bunu sağlayabilmek için ise faturaların kesildikleri andan itibaren alacakların tahsil edildikleri ana kadar gerçekleşen tüm işlemlerin takip edilip kayıt altına alınması gerekmektedir. Benzer işlemler satın alış faturalarının kesildikleri andan ödemelerin gerçekleştirildiği ana kadar da uygulanmaktadır. Bu süreçlerin yanı sıra işletmelere ait envanter takibi ve her türlü nakit akışı da aynı titizlikle takip edilip kayıt altına alınmalıdır. Bu bağlamda işletmelerin üzerine düşen sorumlulukları ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Her türlü alım ve satım işlemlerini belgelemek amacıyla fatura düzenlemek ve kesmek
- Müşterilerden gerçekleştirilecek tahsilatlar ile tedarikçilere yapılması gereken ödemelerin takibi (Cari Hesap Takibi)
- İşletmelerin kasalarında mevcut bulunan nakitlerin takibi ve kaydı
- Bankalardan çekilmiş veya yatırılmış nakitlerin takibi ve kaydı
- İşletmenin envanterlerinde bulunan malların takibi ve kaydı
- Çek ve senet yöntemiyle gerçekleştirilen alış ve satış işlemlerinin takibi ve kaydı
- İşletme bünyesinde çalışan personellere ödenecek ücret hesaplarının takibi ve kaydı
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Ön muhasebe nedir ve ön muhasebe süreçlerinde işletmelerin üzerindeki sorumluluklar nelerdir gibi soruların cevabını verdik. O halde şimdi de ön muhasebe nasıl yapılır sorusunu cevaplamaya geçebiliriz. Ön muhasebe nasıl yapılır sorusuna verilecek cevap işletmelerin ölçeğine göre değişiklik gösterebilmektedir. Bu bağlamda iş yaşantısına yeni giriş yapan işletmeler ile küçük ölçekli işletmelerde ön muhasebe işlemlerini genellikle işletme sahipleri bizzat gerçekleştirmektedir. Daha büyük ölçekli işletmelerde ise ön muhasebe işlemlerini gerçekleştirmesi için muhasebe alanında uzman bir personel istihdam edilmektedir. Peki küçük ve orta ölçekli işletmelerde ön muhasebe nasıl yapılır?
Bu tür işletmelerde ön muhasebe işlemleri manuel metotla gerçekleştiriliyorsa kayıtlar Microsoft Excel programı üzerinde tutulur. Ön muhasebe süreçlerinin hatasız ve eksiksiz bir şekilde gerçekleştirilmesi bu noktada oldukça kritik bir önem taşımaktadır. Çünkü herhangi bir şekilde yanlışlıkla kesilmiş bir fatura veya hatalı vergi hesaplaması gibi durumlar işletmeler için mali bakımdan zararlar doğurabilir. Bununla birlikte bu gibi durumlarda işletmeler resmi olarak cezai yaptırımlara da maruz kalabilmektedir.
Ön Muhasebe Konuları Nelerdir?
- Ön muhasebe konuları arasında işletmelerin depolarında veya ambarlarında bekleyen henüz satışı gerçekleşmemiş olan ürün ve mallara ait stok takibi yer almaktadır.
- Ön muhasebe konuları arasında, işletmelerin veya kurumların her türlü borç veya alacak ilişkisi içerisinde bulunduğu firmalar da bulunur.
- İşletmelerin ve kurumların bankalar üzerinden gerçekleştirdikleri her türlü işlem de ön muhasebe alanına girer.
- Müşterilerden temin edilmiş olan ve alıcılara verilen çek ve senetler de ön muhasebe kapsamında ele alınmaktadır.
- İşletmelerin ve kurumların gerçekleştirmiş oldukları tüm mal ve hizmet alış ve satış işlemlerine dair faturalar da ön muhasebe departmanının iş tanımı kapsamındadır.
- İşletmeler ve kurumlar adına gerçekleştirilen mal sevkiyatları ve teslimlerinde hazırlanan resmi irsaliyelerin kayıtlarının tutulması, ön muhasebe departmanı tarafından gerçekleştirilir.
- Ön muhasebe işlemleri arasında, kurum ve işletmelerde çalışan her personele ait ücret, maaş ve avans ödemeleri de yer almaktadır.
Ön Muhasebede Hangi Programlar Kullanılır?
Ön muhasebe nedir ve ön muhasebe nasıl yapılır gibi soruları detaylı olarak yanıtladığımız bu yazımızdan anlaşılacağı üzere bu süreçler hataya yer bırakılmaması gereken kritik işlemlerdir. Bu sebeple gerek küçük ve orta ölçekli işletmeler gerekse de büyük ölçekli işletmeler olsun ön muhasebe süreçlerinin bir program vasıtasıyla yürütülmesinin önemi oldukça büyüktür. Bir ön muhasebe programında yer alması gereken başlıca modülleri ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Stok ve envanter takibi modülü
- Sipariş, teklif ve satış işlemleri takibi modülü
- Fatura takibi modülü
- Cari hesap takibi modülü
- CRM takibi modülü
- Tedarikçi hesap takibi modülü
- Personel hesabı takip modülü
- Masraf ve gider takibi modülü
- Yerli ve döviz cinsinden kasa takibi modülü
- Banka takibi modülü
- Çek ve senet takibi modülü
- Detaylı analiz ve raporlama modülü
Ön Muhasebe Neden Önemlidir?
Ön muhasebe nasıl yapılır sorusuna cevap verdiğimiz bu yazımızda şimdi de ön muhasebenin neden önemli bir konu olduğuna ışık tutmaya çalışacağız. Ön muhasebe kayıtlarının tutulması esnasında meydana gelebilecek herhangi bir eksik veya hatalı veri kaydı işletmeler ve kurumlar için ciddi sonuçlar doğurabilir. Özellikle de bu durumlarla ön muhasebe kayıtlarını manuel yöntemleri kullanmak suretiyle Excel dosyalarında tutan kurumlar karşı karşıya kalmaktadır. Çünkü manuel olarak kayıt altına alınan işlemler hem hataya daha müsait hem de muhtemel ihmallere açık kapı barakan niteliktedir. Excel dosyalarında tutulan ön muhasebe kayıtlarında dosyalarda meydana gelebilecek muhtemel bozulmalar ve veri kaymaları da sıklıkla karşılaşılan durumlar arasında yer almaktadır. Bu sebeple gerek KOBİ’ler olsun gerekse de daha büyük ölçekli işletmeler olsun, ön muhasebe süreçlerinde bir ERP yazılımı kullanmanın önemi oldukça büyüktür.
Ön Muhasebe Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
- Harcama ve gider evraklarına ait makbuzların kayıtları ön muhasebe programına işlenmelidir.
- Kesilen her fatura için iki adet kopya saklanmalıdır.
- İşletmenize ait tüm sözleşmelerin damga vergileri kontrol edilerek ayrı ayrı dosyalanmalıdır.
- İthalat evrakları da ayrı ayrı takip edilmelidir.
- Vergi kanunlarının ön gördüğü hükümlere göre ilgili evraklar 5 sene, Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre ise ticari evraklar 10 sene boyunca saklanmalıdır. Bu sebeple ön muhasebe kayıtlarını tutarken arşivleme işlemlerine de özel bir önem vermelisiniz.
Portiga Kurucusu