Bir muhasebe yazılımı, içerisinde bulunduğumuz dijital çağda, iş hayatının en önemli bileşenlerinden birisi konumundadır. Muhasebe yazılımlarının, iş dünyasında bu konuma erişebilmeleri, bilgi teknolojilerinde meydana gelen gelişmelere paralel olarak gerçekleşmiştir. Bu gelişmeler, neredeyse tüm muhasebe yazılımları üzerinde de zaman içerisinde değişiklikler meydana getirmiştir. Artık, geleneksel muhasebe yazılımları yerini online tabanlı programlara bırakmıştır. Bu değişim ile birlikte, muhasebe yazılımları eskisinden de daha işlevsel ve kullanışlı hale gelmiştir. Günümüzün online muhasebe yazılımlarının sahip oldukları öne çıkan bu özellikleri ise başlıca olarak şu şekildedir:
- Online muhasebe yazılımlarının içerikleri sık sık güncellenmektedir.
- İşletme yetkilileri, bir online muhasebe yazılımına, zaman ve mekan kısıtlamasından bağımsız bir şekilde, ihtiyaç duydukları anda ulaşabilmektedirler.
- Bir online muhasebe yazılımında, geleneksel muhasebe yazılımlarına nispeten, verileri işleme, depolama ve raporlama süreçleri son derece hızlı işlemektedir.
Yukarıda sıralamış olduğumuz avantajlarından dolayı, her ölçekten çoğu işletme artık online muhasebe yazılımlarını tercih etmektedirler. Bir online muhasebe yazılımı sayesinde titizlikle yapılması gereken veri kontrolü, yedekleme işlemleri ve sürüm güncelleme gibi süreçler çok daha kolay işlemektedir. İşletmeler, bu yazılımları kiralama usulü ile de kullanabilmektedirler. Bu da beraberinde ciddi bir maliyet avantajı sağlamaktadır.
Muhasebe Yazılımının İçeriği Firmanın Ticari Hayatına Uygun mu?
Biraz önce bahsetmiş olduğumuz avantajlarından dolayı birçok işletme artık online muhasebe yazılımlarını kullanmaktadırlar. Peki, işletmeler bir muhasebe yazılımı seçerken nelere dikkat etmelidir? Bu konuda karar verecek yetkililer, öncelikle işletmelerinin ihtiyaçlarını titizlikle belirlemelidirler. Bu ihtiyaçları göz önünde bulundurarak, işletmenin ticari yaşantısına uygun bir muhasebe yazılımı tercih etmeye özen göstermelidirler. Peki, bir muhasebe yazılımının, işletmenin ticari yaşantısına uygun olup olmadığı nasıl anlaşılır?
Öncelikle, işletmenizin kullanacağı muhasebe yazılımının, yalnızca fatura kesme ve tahsilat gibi temel muhasebe işlemlerini gerçekleştirmekten daha fazlasını yapmak zorunda olduğunun altını çizelim. İşletmenizin kullanacağı muhasebe yazılımı aynı zamanda meydana gelebilecek her türlü muhasebe problemleri için de çözüm üretmelidir. Bunun yanı sıra birçok işletme tahsilat işlemlerini çek senet usulü ile gerçekleştirmeyi de tercih edebilmektedir. Bu durumda, işletmenizin kabul etmiş olduğu çekleri ve senetleri muhasebe sisteminize kaydetmeniz gerekir. Kullanacak olduğunuz muhasebe programınız bunun gibi durumlarda da çözüm üretebilecek kapasiteye sahip olmalıdır. Aksi takdirde işletmenizin kabul etmiş olduğu bu çek ve senetleri farklı cirolara kaydetmek zorunda kalma gibi problemlerle karşılaşabilirsiniz.
Muhasebe Yazılımı Tarafından Verilen Destek Hizmeti Yeterli midir?
İşletmenizin müşteri memnuniyeti konusundaki performansını artırmak mı istiyorsunuz? O halde onlara, kaliteli bir müşteri destek hizmeti sağlamalısınız. Kapsamlı bir ERP Yazılımı kullanan herhangi bir işletme için çeşitli modüllerin destekleriyle bunu sağlamak pek de zor olmayacaktır. Bir muhasebe programında ise hizmet sağlayıcı kurum, müşteri memnuniyetini sağlamak ve müşteri kaybının önüne geçmek adına birinci elden destek sağlamalıdır. Fakat günümüzün gelişmiş dijital ortamında, kurumların birinci elden sundukları bu hizmet bile yeterli olmayabilir. Çünkü her müşteri, sorununun en hızlı şekilde çözüme ulaştırılmasını veya bir çözüm önerisine erişebilmeyi tercih eder. Bu durumda, işletmelerin kullandıkları muhasebe programlarının, çok daha hızlı bir şekilde çözüm üretebilmek adına çevrimiçi canlı destek hizmeti de sağlayabilmeleri gerekmektedir. Bu yüzden, işletmeniz için bir muhasebe programı seçme aşamasında, çevrimiçi canlı destek hizmeti sunup sunmadıklarını kontrol edin. Aynı zamanda, e-mail yoluyla iletilen müşteri şikayet ve önerilerine de hızlı bir şekilde ve tatmin edici cevaplar sağlayabildiklerinden emin olun.
Muhasebe Yazılımını Kullanacak Kişinin Eğitimi Yeterli midir?
Bir muhasebe yazılımı, her ne kadar gelişmiş özelliklere sahip olursa olsun, onu kullanacak personel yazılım hakkında yeterli bilgiye sahip değilse, yazılım size beklediğiniz verimi sağlayamayacaktır. Bu yüzden, tercih edeceğiniz muhasebe yazılımı hakkında eğitimli personele sahip olduğunuzdan emin olun. Eğer, kullanacağınız yazılım ile ilgili eğitimli personele sahip değilseniz, yazılımın sunmuş olduğu eğitim olanaklarını göz önünde bulundurmanız gerekmektedir. Mesela seçmiş olduğunuz muhasebe yazılımı, kullanacak personel için yeterli ve etkili bir eğitim seti sağlıyor mu? Veya, tercih etmiş olduğunuz muhasebe yazılımı ile ilgili çevrimiçi ortamlarda erişilebilir eğitim videoları bulunuyor mu? Bu hususlar, yetkili personelinizin, tercih etmiş olduğunuz yazılımı daha efektif bir şekilde kullanabilmesi adına kritik öneme sahiptir. Eğer, kullanmak istediğiniz muhasebe yazılımı bu konularda yeterli desteği sağlayamıyorsa, alternatif seçenekler üzerinden ilerlemeniz sizin için daha faydalı olacaktır. Şunu da belirtmek gerekir ki, bu tercihi yaparken, muhasebe yazılımını kullanacak yetkili personelin de fikirleri almak, doğru tercih yapabilmenizi daha kolay bir hale getirecektir.
Kullanıcı Talepleri Hızlıca Tamamlanıp Sisteme Dahil Ediliyor mu?
Her işletme, gerek sektörel gerekse de organizasyonel anlayıştaki farklılıklar sebebiyle kendine özgü bir iş yapısına ve işleyiş sürecine sahiptir. Bu noktada, kullanacağınız muhasebe programının, bu iş akışına ayak uydurabilmesi gerekmektedir. Bu durum, iş süreçlerinin verimli bir şekilde sürdürülmesi bakımından önemlidir. Aynı zamanda bu iş akışını hızlandırmak ve verimliliği daha da artırmak adına gerekli taleplerin de hızlı bir şekilde iletilmesi gerekmektedir. Bu aşamada muhasebe programınız, iş süreçleri esnasında bildirilen bu talepleri, kurumdaki her elektronik cihaz üzerinde aynı hızda güncelleyebilmelidir. Aksi takdirde, kurumunuz, tüm organizasyonel süreçlerinde büyük talep karmaşasıyla karşı karşıya kalacaktır. Bu durumun yaratacağı kaos ortamının, iş akışında büyük aksaklıklara sebep olacağı da su götürmez bir gerçektir. İşletmenizin bu sorunlarla karşı karşıya kalmaması için, muhasebe yazılımı tercihinizi yaparken bu hususları da göz önünde bulundurmaya özen gösterin. Kısacası, tercih edeceğiniz muhasebe programının sektörünüze ve organizasyon felsefenize uyum sağlayabileceğinden emin olun.
Muhasebe Yazılımının Ulaşılabilirliği
Yazımızın giriş kısmında çevrimiçi ortam ve bilgi teknolojilerinde meydana gelen büyük gelişmelerden bahsetmiştik. Bu gelişmeler neticesinde, iş süreçlerine ait çoğu işlem artık uzaktan, yani ofis dışındaki herhangi bir ortamdan da gerçekleştirilebilmektedir. Bu durum benzer şekilde muhasebe programları için de geçerlidir. İşletmenize ait birçok muhasebe işlemini artık akıllı telefonlar üzerinden, uzaktan gerçekleştirebilirsiniz. Birçok muhasebe programının uzaktan gerçekleştirilmesine olanak sağladığı belli başlı işlemleri ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- İşletmenizin gün sonu işlem bilgilerini gerçekleştirme
- Stok durumları takip etme ve düzenleme
- Cari bakiye işlemlerini gerçekleştirme
- Ekstre raporları düzenleme
- Müşterinizle birlikte teklifler hazırlayarak, cari ekstresini akıllı telefonunuz üzerinden mail olarak gönderme
Yukarıda sıralamış olduğumuz tüm bu olanaklar, işletmenize ait iş süreçlerinin aksamadan sürdürülmesine yardımcı olacaktır. Ayrıca, müşterilerinizin gözünde prestijinizi ve itibarınızı da artırarak müşteri memnuniyeti seviyenizi de yükseltecektir. Modern muhasebe programlarının sağlamış olduğu bu imkanlardan faydalanmak istiyorsanız, tercih edeceğiniz muhasebe programının uzaktan erişimle işlem gerçekleştirmeye müsait bir altyapısı olduğundan emin olun.
Portiga Kurucusu