Sevkiyat süreçlerinde kontrolü bizler için kolaylaştıran, zaman yönetiminin çok önemli olduğu işlerinizde kayıpların önüne geçmenize dijital sisteme e-irsaliye diyoruz. Halihazırda e-Fatura ve e-arşiv kullanan firmaların aşina olduğu elektronik irsaliye, kağıt irsaliyenin yerine geçiyor. İş süreçlerinin dijital ortama taşınması pek çoğumuz için hayat kurtarıcı. Kurumsal kaynaklı planlama olarak bilinen ERP Yazılımı ile entegre edilebilen e-irsaliye, çalışanların ve görevlerinin merkezi tek bir noktadan yönetilmesini sağlar ve iş yükünüzü hafifletir.
Bu yazımızda sizlere e-irsaliye uygulamasını ve önemli noktalarını anlatacak, aklınızdaki soru işaretlerini gidereceğiz. Öyleyse başlayalım, keyifli okumalar!
E-İrsaliye Nedir?
E-İrsaliye Nedir?
Elektronik irsaliye dediğimiz şey en basit hali ile kağıt irsaliye yerine geçen, aynı nitelikleri sağlayan ve dijital ortamda düzenlenebilen elektronik bir belgedir. Sevk irsaliyesinden yararlanan firmalar kağıt irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapmış firmalar için düzenleme daha kolaydır. Çünkü dijital ortamda irsaliye düzenlemek hem daha zahmetsizdir hem de karşı tarafa ulaştırmak daha kolaydır.
Kağıt irsaliye tiplerini açıklamamız gerekirse, 2 tip irsaliye bulunmaktadır. Bunlardan biri sevk diğeri ise taşıma irsaliyesidir. Yazımızda bahsettiğimiz e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi işlevi görecek. Diğer bir deyişle, malı teslim alan kişiye iletilecek. Bununla birlikte araç, şoför ve rotasyon gibi bilgileri bulunduran taşıma irsaliyesi ise kağıt olarak araçta bulundurulmaya devam edecek.
2022’de E-İrsaliye Kimler için Zorunlu?
İnternette e-irsaliyenin kimler için zorunlu olduğu yönünde bir sorgu yaptığınızda, karşınıza bu sorunun cevabı dışında her şey çıkıyor olmalı. Öyle ki; elektronik irsaliyeye geçiş zorunluluğunun başlama süresi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan bir son düzenleme ile değişikliğe uğradı. Kısacası GİB’in son düzenlemesinden elde edilen bilgilere göre 2021 ve sonrasına ait hesap dönemlerinin ciro haddinin 25 milyon TL’den 10 milyon TL’ye indirildiği bildirilmiştir. Bu bizim için neden önem arz ediyor derseniz, bu düzenleme e-irsaliye kullanımının yaygınlaştırılmasına vesile olacaktır.
Şartlara uyan zorunluluk kapsamı altına giren işletmelerin, 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-irsaliye sistemine geçiş yapmaları gerekmektedir. Diğer yandan, gönüllü olarak e-irsaliyeye geçiş yapmayı düşünen firmalar için ise bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu firmalar, herhangi bir tarihte eletronik irsaliyeye geçiş yapabilirler.
Merak edilen bir diğer nokta ise “e-Faturada e-irsaliye zorunlu mu?” sorusu. Şöyle ki; e-fatura sistemine kayıtlıysanız sizler de elektronik irsaliyeye geçiş zorunluluğu kapsamındasınız. Yani özetle, e -fatura mükellefi olan tüm firmaların elektronik irsaliyeye geçiş yapması zorunlu tutulmuştur.
E-Fatura Mükellefleri E-İrsaliye Kullanmalı mı?
Evet, yukarıda da bahsettiğimiz gibi e-fatura mükellefi olan tüm firmalar elektronik irsaliyeye geçiş yapmalıdır. Bununla ilgili düzenlemeler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından açıklanmıştır. GİB tarafından açıklanan düzenlemeye göre e-Fatura uygulamasını kullanmakta olan tüm işletmelerin 1 Temmuz 2019 tarihi itibari ile e-irsaliye uygulamasına geçiş yapması mecburi tutulmuştur.
E-İrsaliye ile Kağıt İrsaliyenin Farkı Ne?
E-İrsaliye ile Kağıt İrsaliyenin Farkı Ne?
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi dijital ortamda düzenlenebilen elektronik irsaliye ile kağıt üzerinde düzenlenen irsaliye arasında hukuki açıdan hiçbir fark bulunmamaktadır. Elektronik irsaliyenin kağıt irsaliyeye göre daha kolay ve zahmetsiz olmasının yanı sıra, elektronik irsaliye kendisinde taşımayı yapan aracın plaka bilgilerini ve araç şoförünün kimlik bilgilerinin de bulundurur.
Böylelikle e-irsaliye sayesinde kullanıcılar GİB sistemi üzerinden teslim aldıkları ürünün tamamına red verme ya da ürünü kabul etme hakkına sahipler. Böylelikle elektronik irsaliyenin üzerindeki bilgiler sayesinde teslimat işlemi yapılırken olası eksikliklerden kaynaklı aksaklıklar ve iade gerekliliği gibi durumlar ile kısmi kabul gibi bir durum yaşanırsa satıcı kolayca bilgilendirilebilmektedir.
Ek olarak, irsaliyeyi kağıt olarak hazırlamakla uğraşmak mecburiyetinde olmayan şirketler elektronik irsaliye ile fazlaca zaman kazanırlar. Yukarıda bahsettiğimiz gibi, alıcıya eş zamanlı ulaşan bilgiler sayesinde kabul, red ve iade gibi işlemlerde hızlı bir iletişim ve kontrol sağlanır. Böylelikle, dijital arşivleme ile irsaliye belgelerine ulaşım kolaylaşır. Ek olarak, muhasebe yazılımına entegre edilebilen elektronik irsaliye uygulaması ile şirketler tüm süreçleri tek bir panelden yürütebilir.
Elektronik irsaliyenin artılarından biri de, işletmeler büyük ya da küçük ölçekli olsun, ERP Yazılımı ile entegre edilebilmesidir. Bu sayede işletmelerdeki tüm kaynaklar ve süreçler etkin bir şekilde kontrol edilir, süreç insan kaynaklı hatalardan arındırılır ve hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlanır.
Nasıl Gönderilir?
Elektronik irsaliye gönderebilmek için taraflarının ikisinin de sisteme kayıtlı olması gerekmektedir. Bunu e-mail göndermek gibi düşünebilirsiniz. Sizin bir mail adresiniz var fakat karşı tarafın yoksa maili iletemezsiniz. Elektronik irsaliye gönderimi de bu şekilde gerçekleşmektedir. Doğal bir sonuç olarak taraflardan biri elektronik irsaliye kullanıcısı iken diğeri değilse gönderim sağlanamaz. Böyle durumlarda kağıt irsaliye üzerinden gönderimi yapılabilir.
Unutmadan ekleyelim ki; elektronik irsaliye gönderebilmek için önce yapmanız gereken şey e-faturayı düzenlemektir. Ardından elektronik irsaliyenizi gönderebilirsiniz. E-faturanın gönderilemediği durumlarda ise maalesef elektronik irsaliye gönderimi yapılması mümkün değildir.
E-İrsaliye’de Bulunması Gereken Bilgiler Neler?
Gözünüz korkmasın, bu kısım hiç karmaşık değil. İşte elektronik irsaliyede bulunması gereken bilgiler:
- İrsaliyeyi düzenleyen firmanın bilgileri (isim ve soy isim, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası)
- Belgenin düzenlenme tarihi ve belgenin numarası
- Alıcının bilgileri (firma bilgileri ile aynı)
- Taşınan malın türü/ne olduğu ve miktarı
- Fiili sevk tarihi
- Saat ve dakika biçiminde fiili sevk zamanı
Portiga Kurucusu