Depo yönetim sistemi, bir diğer adıyla depo takip sistemi olarak da bilinir. Bu sistemler kurumların tedarik zinciri sipariş yönetimi operasyonlarını, baştan sona kadar tüm aşamalarda yöneten bir program türüdür. Bu programları, dağıtım merkezlerinden mağaza raflarına kadar giden süreçte, kurumlara tam hakimiyet sunan ve işletmelerin hayati bileşenlerinden birisi olan envanterleri daha kolay bir şekilde yönetebilmelerini sağlayan yazılımsal çözümler olarak tanımlayabiliriz. Şunu belirtmekte fayda var ki, bir depo yönetim sisteminden en yüksek verimi almak istiyorsanız onu ERP Yazılımı gibi diğer tedarik zinciri yönetimi sistemleriyle entegre bir şekilde kullanmalısınız.
Çağımızın sunmuş olduğu teknolojik gelişmeler, depo yönetim süreçlerini geleneksel metotlarla sürdürmeyi gereksiz kılmaktadır. Birçok işletme, yazılım teknolojisindeki bu muazzam ilerlemelerin bir ürünü olan tedarik zinciri programlarından maksimum seviyede faydalanmaya çalışmaktadır. Bu bağlamda tedarik zinciri yönetim uygulamaları gibi depo yönetimine dair tüm bu süreçlerin ve operasyonların önemi, bir o kadar artmaktadır. WMS sistemleri, işte tam olarak bu noktada devreye girerek işletmelerin yardımına koşar.
Bu yazımızda sizlere depo yönetim sistemleri hakkında detaylı bilgi verecek, sistemin ne olduğunu açıklayacak ve avantajlarına değineceğiz. Keyifli okumalar dileriz.
Depo Yönetim Sistemi Nedir?
Açılımı Warehouse Management System olan WMS sistemi, depo yönetim sistemi olarak bilinmektedir. Bir depo takip sistemi, basit anlamıyla işletmelerin depolama ile ilgili tüm süreçlerini, dijital ortamlar üzerinden takip edebilmesini ve yönetebilmesini sağlayan sistemlerdir. Envanter ve depo yönetimi, işletmeler için son derece kritik öneme sahip temel süreçlerdendir. Bu süreçler, işletmeler için geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilmesi oldukça zor ve risk taşıyan operasyonlardandır. Geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilen depo ve envanter yönetimi süreçleri oldukça ağır ilerler.
Bu süreçleri biraz daha açacak olursak bu sistemler, işletmelere mal kabul süreçlerinden itibaren her türlü üretim, sayım ve sevkiyat gibi depo yönetim süreçleri üzerinde tam kontrol sağlamaktadır. Ancak bu süreçler geleneksel yöntemler kullanılarak gerçekleştirildiğinde hatalara da bir o kadar yatkın olurlar. Bu sebeple günümüz koşullarında, işletmeler için depo ve envanter yönetimi süreçlerini gerçekleştirme konusunda bir depo yönetim sistemi çözümünden faydalanmak, oldukça elzem bir hale gelmiştir. WMS sistemi, dijital teknolojilerin sunduğu olanaklardan faydalanarak işletmeler için depo yönetimini kolay ve sorunsuz bir hale getirmektedir.
Bu süreç, el terminalleri aracılığıyla dijital ortamlara aktarılan depolama verileri üzerinden işlemektedir. Bu veriler, anlık olarak el terminalleri üzerinde tutulur. Aynı şekilde el terminallerinin verileri işlemesiyle birlikte, veriler anlık olarak sistemlerin kurulu olduğu bilgisayarlara aktarılır. Bu yolla da depo takip sistemi, gerekli tüm envanter bilgisi, depo rehberi ve depo bakiyesi gibi verileri anlık olarak işler. Bu anlık bilgi iletimi, el terminallerinde meydana gelebilecek arızalardan dolayı gerçekleşebilecek her türlü data kaybı ihtimalini de sıfırlamaktadır.
Depo Yönetim Sistemi – WMS Ne İşe Yarar?
Bir WMS sistemi, işletmelerin tüm depo ve envanter süreçlerini dijital ortamlara taşır. Bu sistemler, depo ve envanter süreçlerinin her aşamasını hızlandırmayı ve aynı zamanda bu süreçlerin sorunsuz bir şekilde işlemesini amaçlar. Bu çözümler, ürünlerin depolama merkezlerine girip satışa hazır duruma geldikleri ana kadar geçirdiği süreçleri tamamen mobilize eder. Bir depo yönetim sistemi, işletmelere depolama konusunda büyük hız ve esneklik kazandırır.
Bu bağlamda işletmeler, hangi ölçekte olursa olsun bir depo takip sistemi sayesinde stoklarını pratik ve hatasız bir şekilde takip edebilirler. Bir depo yönetim sistemi, işletmeye ait diğer tedarik zinciri yönetimi programlarıyla entegre bir şekilde çalışabilir. Bu sayede diğer iş süreçlerinin de aynı pratiklikte ve hızda işleyebilmesine katkı sağlar. Bu sistemler, kuruma ait diğer departmanlarla tam bir senkronizasyon sağlar. Bir depo takip sistemi, işletmelerin depolama ve stok maliyetlerini çok hızlı bir şekilde minimum seviyelere indirebilir. Bu sayede büyük ölçüde tasarruf sağlar. Daha fazla tasarruf, daha fazla karlılık oranları anlamına gelmektedir.
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte çağımızın çok kanallı sipariş yönetimi ekonomisi de hızlı bir şekilde evrilmektedir. Sipariş yönetimi süreçlerinin çok kanallı hale gelmesi ürünün depolama merkezlerinden çıkıp müşterilere ulaşmasına kadar gerçekleşen tüm süreçlerin, dinamik bir yapıda olmasını bir zorunluluk haline getirmiştir. WMS sistemlerinin sunduğu bu dinamik yapı, depo personellerinin sisteme zaman veya mekan kısıtlaması olmaksızın internet bağlantısı bulunan her yerden giriş yapabilmesini sağlar.
Adresleme özelliğine sahip olan depo yönetim sistemleri, siparişi alınan ürünlerin depolama merkezlerine çok daha kolay ulaşılabilmesini sağlamaktadır. Kısacası bu sistem, müşterilerin web üzerinden verdikleri siparişleri aynı hızla ulaştırma konusunda oldukça başarılıdır. Bu sayede müşteri memnuniyeti artacak ve kalıcı müşteriler elde edebileceksiniz.
Depo Yönetim Sistemlerinin Özellikleri Nelerdir?
WMS sistemlerinin sahip oldukları özellikler, geliştiricilerine göre farklılıklar gösterebilmektedir. Fakat bütün WMS sistemlerinin sahip olduğu birtakım temel özellikler bulunmaktadır. Biz de bu temel özelliklerin neler olduklarından bahsedeceğiz. Bu özellikleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Bir depo yönetim sistemi, işletmelerin kullanmakta oldukları diğer tedarik zinciri yönetimi programlarıyla tamamen entegre olabilir. Bu sayede tedarik zinciri içerisinde tam entegrasyon sağlanarak operasyonel süreçlerin eş zamanlı bir şekilde yürütülmesi sağlanır.
- Bir depo yönetim sistemi, ihtiyaç duyulan her anda, zaman ve mekandan bağımsız bir şekilde erişime açıktır.
- WMS sistemlerinde veriler anlık olarak sisteme eklenir ve işlenir. Depo personellerinin el terminalleri ile işledikleri her ürün anında WMS sistemine aktarılır. Bu sayede herhangi bir arıza veya aksaklıktan dolayı meydana gelebilecek her türlü veri kaybının önüne geçilir.
- Depo yönetim sistemi, yetki verilen her departman personelinin kullanımına açılabilir. Bu sayede depo yönetim süreçleri ile ilgili her departman maksimum senkronizasyon ile çalışma sağlayabilecektir.
Depo Yönetim Sistemleri Kullanmanın Firmalara Avantajları Nelerdir?
İlgili sistemlerin işletmelere kazandırabilecekleri konusunda yeterince bilgi verdik. Peki bu kazanımların işletmelere, rakipleri karşısında ne gibi avantajları olacak? Bu sistemler ile daha isabetli karar alabilen işletmeler, rakiplerine karşı pazar avantajı elde etmektedir. Avantajlara birlikte göz atalım:
- Bir depo yönetim sistemi, envanter alma ve mevcut stokları takip etme gibi süreçleri kolaylaştıran bir çok uygulama ile birlikte gelmektedir.
- Mevcut stokların hızlı bir şekilde belirlenmesi ve hatasız bir şekilde takip edilmesi işletmelerin, stok ve sipariş gibi konularda çok daha isabetli tercihler yapabilmelerine yardımcı olacaktır.
- Bir depo yönetim sistemi, sipariş yoğunluklarını öngörebilmeye ve bu öngörülere göre siparişler oluşturabilmeye yardımcı olur. Bu sayede işletmelerin olası sipariş yoğunluklarına göre zamanında tedbir alabilmeleri daha mümkün hale gelir.
- Bir depo yönetim sisteminin, diğer tedarik zinciri yönetimi programlarıyla maksimum entegrasyon ile çalışabilmesi departmanlar arası senkronizasyonu optimize eder ve maksimum seviyelere çıkartır. Bu sayede tüm iş süreçlerinde verim artışı sağlayan bir hızlanma gerçekleşir.
- İşletmelerin hem depolama maliyetlerini hem de ilgili departmanlarda ihtiyaç duyabilecekleri işgücünü minimum düzeye indirir. Bu sayede işletmeler hem gereksiz depolama masraflarından hem de ihtiyaç fazlası istihdam maliyetinden kurtularak hatırı sayılır düzeylerde tasarruf eder.
- İşletmelerin, bir depo yönetim sistemi için kendi bilişim personellerini istihdam etmelerine de gerek yoktur. Bu tür sistemlerle ilgili tüm eğitimler, çözüm sağlayıcısı firma tarafından sağlanır. Aynı şekilde, sistemde meydana gelebilecek her türlü problem de çözüm sağlayıcı firma tarafından giderilmektedir.
Depo Yönetim Sistemini Kimler Kullanabilir?
Söz konusu sistemi kullanabilmeniz için herhangi bir kısıtlama veya koşul bulunmamaktadır. Eğer işletmenizin stoklarını muhafaza edebileceğiniz depolama merkeziniz bulunuyorsa sistemi dilediğiniz gibi kullanabilirsiniz. Bunun için sektörde köklü bir firma ile anlaşarak gerekli sistemleri hem işletmenize hem de depolama merkezlerinize kurdurabilirsiniz. İşletmenize ve bağlı tesislere kurulan sistem, işletmenize bağlı her çalışan tarafından kullanılabilmektedir. Gerek aktif olarak saha satış süreçlerinde yer alsın gerekse de depolama merkezlerinizdeki süreçlerde görevli bir çalışan olsun, yetki vermiş olduğunuz herkes bu sisteme bağlanabilir. Tek yapmanız gereken sistemleri kurması için anlaşmış olduğunuz firmadan gerekli eğitimleri almak olacaktır. Artık bu eğitimleri sorumlu çalışanlarınıza aktararak sistemlerden etkili bir şekilde faydalanabilirsiniz.
Depo Yönetim Sistemini Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
İşletmeniz için bir depo takip sistemi seçerken sevkiyat ve stok tutma süreçlerinden daha fazlasını göz önünde bulundurmalısınız. Etkili bir depo yönetimi için bundan çok daha fazlasına ihtiyacınız vardır. Bu sebeple DİA Yazılım gibi çok daha geniş çaplı bir depo takip sistemi tercih etmeniz işletmeniz için daha faydalı olacaktır. Bu sayede depolama merkezlerinize mal kabulden ürünlerin müşteriye ulaştırılmasına kadar işleyen her süreçte tam otomasyon sağlayabilirsiniz.
Bu tür bir sistem size depo merkezlerinizde tam kontrol sağlayacaktır. Bunun yanı sıra tercih edeceğiniz sistem, yukarıda da bahsettiğimiz gibi kesinlikle diğer tedarik zinciri yönetimi programlarıyla entegre bir şekilde çalışabilmelidir. Depo takip programınızın el terminallerini de sisteme dahil edebilmesi, sahada faaliyet gösteren ekiplerinizin sistemi kolaylıkla kullanabilmelerine olanak sağlayacaktır.
Portiga Kurucusu